prestataire gestion documentaire, archivage, dématérialisation

Cas client

Bank - Julie Tebbal, BRED Logistics Manager

Bank branches 2.0: BRED goes paper-free. With the digital revolution, client behaviour is changing, and BRED is completely on-board with this. Founded 101 years ago, the bank is now embarking on a new chapter in its history, switching over to paper-free branches.

Like most banks and corporations, BRED is embracing the all-digital era. We have gradually come to digitise a certain number of processes and documents. Against this backdrop, we started wondering about all the physical client files in branch filing cabinets.

Julie Tebbal, BRED Logistics Manager

Industry & technology - Dominique Prot, Heritage Section Manager

Safran entrusted Everial with a mixed-bag archive comprising over 200,000 photos and hard copy documents. We put forward a tailor-made solution to digitise, index and physically file these documents, in line with their requirements and mindful of their media. They are now able to easily view and share information from this archive, confident that their documents are safe.

As a client, it is reassuring to know that we have made the right choice of service provider, an entity worthy of our confidence. Staff from the Everial Images department supported us throughout the project. They were able to process all our iconographic media and their approach was fully in line with our expectations. They have a well-rounded grasp of our issues and were able to come up with a tailor-made solution.

Dominique Prot, Heritage Section Manager

Private health insurance - Laurent Maille, Mutual Insurance Management Director

Reworking processes for paper-free beneficiary designations has considerably improved the quality of client service, security for highly sensitive legal documents and our managerial efficiency.

The operation to recover stock for 1,600,000 designations, dating as far back as the 1960s and in all sorts of formats (15 different formats in all), and above all, the indexation conducted parallel to this, were all key elements in ensuring that the project ran smoothly. In this, Everial’s sense of commitment and perseverance, powering through the technical difficulties encountered, meant the project could be wound up within a reasonable time-frame. The result: our latest audit emphasised the great performance and reliability of our process for managing beneficiary designations. 

Laurent Maille, Mutual Insurance Management Director

Bank - Crédit Agricole

Having a sole service provider for digitising and physical archiving facilitates steering and ensures secure circulation of documents.

Branch workers are all satisfied with the setup introduced as part of the “paper-free branch” project in a spirit of digital innovation serving client relations.

Crédit Agricole

Bank - Crédit du Nord

From design stage through to implementation, the credit divisions have taken to the setup very well.

We are highly satisfied with our relations with the various Everial teams and the quality of their service. We have extended the scope of the setup to include the digitisation of litigation and estate files.

Crédit du Nord

Private health insurance - Director of Client Relations

Every day, APICIL receives vast amounts of incoming mail, in an industry where we have to be as responsive as possible to ensure the quickest possible processing times for our clients. Everial’s command of the entire document processing chain and their expertise in processing significant volumes were what clinched the deal for us. We now have a setup to process incoming mail from our clients that ensures a swift response, reliability and immediate visibility. In-house, it has helped us considerably transform our lines of business, with more reliable processes, streamlined steering of operations, a smoother distribution of activities for our managers and greater visibility for our business consultants and client relations.

APICIL’s collaboration with Everial has led to great proximity, seeking solutions together. Everial has managed to adapt to our context and internal developments, all in a great spirit of partnership. 

Director of Client Relations

Insurance - Martine Cohen, Coordinator of Cross-Functional Activities

Thanks to Everial’s professionalism, level of investment and capacity to manage the entire document chain (consulting, in situ management, digitisation, DAM, archiving closed cases, destruction etc.), we have managed to optimise and secure our business, absorbing growth and thus providing better service quality in terms of processing times, which our clients greatly appreciate. The projects were set up and conducted in line with our expectations.

We were able to forge an atmosphere of mutual trust, which helped to consolidate a powerful partnership. This atmosphere can be directly imputed to the sheer efficacy of solutions Everial implemented, and their firm grasp of our needs. 

Martine Cohen, Coordinator of Cross-Functional Activities

Pharmaceutical firm - Florence Point, Document System Officer

A few years ago, Christian Boiron decided to digitise the historic archive of documents about his family, homeopathy and the history of the company. He thus launched a major digitisation project involving historic resources, as well as documents from the various departments including the legal department, sales and HR. The aim was to reduce the use of paper to a minimum. Point was delighted that “We were lagging behind seriously three years ago, but we have mostly caught up now. We are now designing fully paper-free processes from the get-go to prevent any more paper from piling up.

While everything went smoothly for legal and sales documents, some more ancient documents had to be digitised at the Everial heritage platform located in Chalon-sur-Saône. The most ancient book dated from the 15th century. The aim was to reproduce all aspects of the work without altering anything. We were taken aback at the sheer quality of reconstitution. Everything was reproduced except the smell!

Florence Point, Document System Officer

Private health insurance / Insurance - Thierry Patte, Logistics Director

Everial has acted as AG2R La Mondiale’s archiving partner since the 1990s. Our relationship can be summed up in three words:  “Trust, reliability and support”.

Pharmaceutical firm - Florence Point, Document System Officer

Boiron wished to set up a management service for their historic flows in connection with the history of the firm and homeopathy as well as more regulatory and legal document flows. “Everial provided us with support in digitising our documents, implementing high-level data security measures. Their high-precision processes ensured the traceability, integrity and conservation of our data.”

Agribusiness - Stéphane Moulai, Indirect Purchasing Director

While relocating the head office, Axéréal decided to also restructure and optimise the management of archive and related procedures, using improved monitoring and traceability. This was folded into the sustainable development strategy.

The relocation schedule was very tight. In a matter of weeks, Everial staff had transferred the archives, all the while ensuring business continuity. Their strengths were their great responsiveness, adaptability and insight into our needs, stemming from the remarkable listening skills demonstrated by Everial staff.

Stéphane Moulai, Indirect Purchasing Director

Chartered accountant - André Vincent

André Vincent founded his chartered accountancy firm in 1988, catering to local firms. He has always strived to deal with one basic issue: How to streamline his processes and those of his clients

For a chartered accountant, having a software publisher build a digital document management solution with us helped to meet various company aims and client expectations. This is what Everial offered with Everial Digital Expert.

André Vincent

Bank - M. Rogemont, Credit Document Search Officer

Crédit Agricole Anjou-Maine entrusted the management and conservation of credit and client files to Everial, thus benefitting from a secure, simple, swift, money-saving solution to data access.

We forged a great partnership with Everial and are highly satisfied. We have full confidence in Everial’s expert knowledge of archiving. We especially appreciated their responsiveness, professionalism and high regard for security measures.

M. Rogemont, Credit Document Search Officer

Bank - Farida SMEJ, Director of Logistics

The Caisse d’Epargne Rhône-Alpes chose to outsource the conservation and management of its archives to a single service provider in order to: pool all inventory (internal and outsourced) smooth the filing process, handle recurrent flow, and ensure that the various departments needing to search or send files could do so independently.

Everial’s strength throughout this project was the sheer professionalism and skill of their staff as they worked alongside us. They got fully involved in all spheres of banking in our many cross-cutting lines of business. The Everial project team participated fully in drawing up the procedures and operating modes, describing the various archiving processes. They also contributed to the training phase for our various entities.

Farida SMEJ, Director of Logistics

Bank - Xavier Le Mener, Logistics Officer

The Crédit Agricole regional bank for Côtes d’Armor entrusted its Payment protection insurance (PPI) files to Everial, thus ensuring secure conservation, integrity and streamlined access to those managing them.

We really appreciated the smooth, swift implementation of Everial’s solution. Everial’s overall control of physical and digital document flow also consolidated our confidence in our choice of partner. Not only did we save a lot of space by outsourcing the conservation of our hard copy files, our Insurance department increased productivity thanks to facilitated searching and viewing of digital files on request. Staff were able to concentrate on premium tasks required in our industry.

Xavier Le Mener, Logistics Officer

Bank - Thierry Candidat, Vice-President, Crédit Agricole regional bank for Touraine-Poitou

The switch to digital with regard to document processes hinges on behaviour and usage. We have set up several types of solution with Everial: paper-free contracts, ongoing digitisation of contracts in real time, and the protection of client data pertaining to sensitive contracts such as insurance for those borrowing money.

Chartered accountant - Régis Lacroix, Associate

Setting up Everial Digital Expert?  “It saved time for our staff and ensured better service for our clients.”  Where Everial has the edge?  “Indisputably, their staff’s responsiveness and how they factored in our clients’ needs.” 

Banca - Julie Tebbal, Responsabile logistica

Agenzia bancaria 2.0: BRED dice sì al progetto zero carta. Con la rivoluzione digitale, le abitudini dei clienti sono cambiate e BRED l'ha capito bene. Fondata 101 anni fa, la banca vuole scrivere un nuovo capitolo della sua storia e passare allo "zero carta".

La BRED, come la maggior parte delle banche e delle grandi aziende, è entrata nell'era della dematerializzazione. Stiamo progressivamente digitalizzando una buona parte dei nostri processi e documenti. In questo contesto, si è posto il problema dei fascicoli dei clienti fisici che si trovavano negli armadi delle nostre filiali.

Julie Tebbal, Responsabile logistica

Industria e tecnologia - Dominique Prot, Responsabile area patrimonio

Safran ha affidato a Everial un fondo eterogeneo composto da più di 200.000 fototipi e documenti cartacei. È stata proposta una soluzione di digitalizzazione, indicizzazione e archiviazione fisica su misura, adatta alle loro esigenze e rispettosa dei loro supporti. Oggi, i team Safran consultano e condividono facilmente le informazioni contenute in questi fondi e sanno che i loro documenti sono conservati in sicurezza.

In quanto clienti, è confortante sapere di esserci rivolti al fornitore giusto perché quest'ultimo è degno di fiducia. Il team dell'ufficio Immagini di Everial ci accompagna in ogni fase del progetto. È in grado di elaborare tutti i nostri supporti iconografici e le sue modalità di lavoro corrispondono alle nostre aspettative. Conosce le nostre problematiche e ha saputo proporci una soluzione su misura.

Dominique Prot, Responsabile area patrimonio

Mutua - Laurent Maille, Direttore gestione mutua previdenziale

La rielaborazione dei processi ha permesso la dematerializzazione delle designazioni dei beneficiari, e ha migliorato notevolmente sia la qualità del nostro servizio clienti che la sicurezza dei documenti legali sensibili e la nostra efficienza gestionale.

L'operazione di ripresa dall'archivio di 1.600.000 designazioni, di cui alcune risalivano agli anni '60 e si presentavano in formati molto eterogenei (in tutto, 15 formati diversi), e soprattutto il lavoro di indicizzazione che è stato svolto in parallelo, sono stati la chiave per la riuscita del progetto. L'impegno e la perseveranza dei team di Everial, al di là delle difficoltà tecniche riscontrate, hanno permesso di portare a termine il progetto in tempi ragionevoli. Il risultato: il nostro ultimo audit ha evidenziato l'affidabilità e la performance del nostro processo di gestione delle designazioni dei beneficiari. 

Laurent Maille, Direttore gestione mutua previdenziale

Banca - Crédit Agricole

Rivolgersi a un fornitore unico per i servizi di digitalizzazione e di archiviazione fisica facilita la gestione dell'attività e rende più sicura la circolazione dei documenti.

I collaboratori sono soddisfatti del funzionamento del sistema messo in atto nell'ambito del progetto "zero carta in filiale", che si inserisce nell'approccio di innovazione digitale al servizio dei rapporti con la clientela.

Crédit Agricole

Banca - Crédit du Nord

Dal suo sviluppo all'implementazione, gli uffici crediti hanno integrato bene il nuovo sistema.

Molto soddisfatti dei rapporti con i diversi team di Everial e della qualità dei loro servizi, abbiamo ampliato il raggio del sistema digitalizzando anche i fascicoli relativi ai contenziosi e le pratiche di successione.

Crédit du Nord

Mutua - Direzione dei rapporti con la clientela

Ogni giorno, il gruppo Apicil riceve grandi volumi di posta in entrata riguardanti attività sulle quali dobbiamo essere il più reattivi possibile, per garantire ai nostri clienti tempi di elaborazione brevi. Al momento di scegliere, la padronanza di Everial di tutta la catena di elaborazione documentaria e la sua grande esperienza nella gestione di volumi importanti sono state determinanti. Oggi possiamo proporre ai nostri clienti un dispositivo di elaborazione della posta in entrata che garantisce rapidità, affidabilità e visibilità immediata. A livello interno, questo ci ha permesso di condurre un'importante trasformazione delle nostre professioni, con processi più affidabili, una gestione operativa più facile, una ripartizione delle attività più fluida per i nostri manager e una visibilità più forte per i nostri consulenti commerciali e gli addetti ai rapporti con la clientela.

La collaborazione tra Apicil e Everial traduce una grande contiguità nella ricerca in comune di soluzioni, nell'adattamento al nostro contesto e alle nostre evoluzioni interne, in una vera ottica di partnership. 

Direzione dei rapporti con la clientela

Assicurazione - Martine Cohen, Responsabile coordinamento attività trasversali

La professionalità, l'impegno e la capacità di gestire tutta la catena documentaria (consulenza, gestione in situ, digitalizzazione, DMS, archiviazione dei fascicoli chiusi, distruzione ecc.) del personale di Everial ci ha permesso di ottimizzare, tutelare e poter assorbire l'avanzamento della nostra attività offrendo ai nostri clienti una migliore qualità di servizio in termini di tempi di elaborazione. I progetti e la loro implementazione sono stati all'altezza delle nostre aspettative.

Il clima di fiducia reciproca che abbiamo instaurato ci ha permesso di consolidare l'efficacia della nostra collaborazione. Un clima favorito anche direttamente dalla pertinenza delle soluzioni attuate e dalla corretta comprensione delle necessità del cliente. 

Martine Cohen, Responsabile coordinamento attività trasversali

Laboratorio farmaceutico - Florence Point, Responsabile del sistema documentario

Qualche anno fa, Christian Boiron ha deciso di digitalizzare alcuni fondi documentari storici riguardanti la sua famiglia, l'omeopatia e la storia dell'azienda. Sotto questa spinta è stato allora lanciato un grande progetto di digitalizzazione che ha coinvolto anche le risorse patrimoniali, i documenti legali, i flussi commerciali, le risorse umane ecc. L'obiettivo era quello di ridurre il più possibile il volume di carta presente in azienda. Siamo partiti da lontano, ma in 3 anni abbiamo recuperato una gran parte del nostro ritardo, si compiace Point. Oggi, cerchiamo di pensare subito alla dematerializzazione come soluzione principale, per evitare di accumulare carta inutilmente.

I documenti legali e commerciali non hanno posto particolari problemi, mentre i documenti più vecchi sono stati digitalizzati sulla piattaforma patrimoniale di Everial che si trova a Chalon-sur-Saône. Il libro più antico datava del XV secolo. L'idea, era di poter restituire tutto il gusto dell'opera senza alterarla. Siamo rimasti molto colpiti dalla qualità di resa. Mancava solo l'odore!

Florence Point, Responsabile del sistema documentario

Laboratorio farmaceutico - Florence Point, Responsabile del sistema documentario

Il gruppo Boiron era in cerca di una soluzione per gestire i suoi flussi patrimoniali legati alla storia dell'azienda o dell'omeopatia, oltre ai flussi più regolamentari o legali. "Everial ci accompagna nella dematerializzazione dei nostri documenti in un contesto di alta sicurezza dei dati e ci garantisce, attraverso processi estremamente precisi, la tracciabilità, l'integrità e la conservazione delle nostre informazioni."

Mutua - Assicurazione - Thierry Patte, Direttore della logistica

La collaborazione tra AG2R La Mondiale e Everial per l'archiviazione risale agli anni '90. Questa relazione riassunta in 3 parole? «Fiducia, affidabilità e accompagnamento».

Agroindustriale - Stéphane Moulai, Direttore degli acquisti indiretti

Nell'ambito del trasferimento della sua sede centrale, Axéréal ha voluto strutturare e ottimizzare la gestione degli archivi e delle relative procedure, migliorandone il monitoraggio e la tracciabilità. Un'iniziativa che rientra nella strategia aziendale di sviluppo sostenibile.

Le tempistiche per il trasferimento erano piuttosto rigide. In poche settimane, i team Everial sono riusciti a spostare gli archivi aziendali mantenendo la continuità dei nostri servizi. I loro punti di forza sono stati la reattività, l'adattabilità e la comprensione delle nostre esigenze, il che richiede una notevole capacità di ascolto da parte dei team Everial.

Stéphane Moulai, Direttore degli acquisti indiretti

Studio di ragioneria - André Vincent

André Vincent, dopo aver fondato il suo studio di ragioneria locale nel 1988, ha sempre cercato di rispondere a una domanda fondamentale: Come trovare il modo di semplificare i processi dell'azienda e quelli dei clienti?

Per uno studio di ragioneria, costruire insieme a un editore di software una soluzione digitale su misura per la gestione dei documenti significa soddisfare numerosi obiettivi interni e le aspettative dei clienti. È quel che mi ha offerto Everial con Everial Digital Expert.

André Vincent

Banca - M. Rogemont, Responsabile ricerche documentazione crediti

Crédit Agricole Anjou-Maine affida la gestione e la conservazione dei fascicoli relativi ai crediti e ai clienti a Everial e beneficia di una soluzione di accesso ai dati sicura, semplice, rapida ed economica.

Abbiamo instaurato una vera e propria partnership con Everial e ne siamo molto soddisfatti. Abbiamo totale fiducia nelle sue competenze in materia di archiviazione. Apprezziamo particolarmente la loro prontezza, la loro professionalità e il loro rispetto delle misure di sicurezza.

M. Rogemont, Responsabile ricerche documentazione crediti

Banca - Farida Smej, Direttrice del dipartimento logistico

La Caisse d’Epargne Rhône-Alpes ha deciso di affidare la conservazione e la gestione dei suoi archivi a un unico fornitore per: raggruppare tutti i documenti (interni ed esternalizzati) e omogeneizzare l’archiviazione, gestire i flussi ricorrenti e garantire ai suoi diversi servizi una piena autonomia nella ricerca e nel deposito degli archivi.

La forza di Everial nel corso di tutto il progetto è stata la sua professionalità e la competenza dei suoi team, presenti al nostro fianco. Hanno saputo gestire tutti i settori bancari in cui operano le nostre diverse attività trasversali. Il team di progetto Everial ha partecipato ampiamente all'elaborazione delle procedure e delle modalità operative relative ai diversi processi di archiviazione. Ha contribuito anche alla fase di addestramento delle nostre diverse unità.

Farida Smej, Direttrice del dipartimento logistico

Banca - Xavier Le Mener, Responsabile logistica

Affidando i suoi fascicoli delle polizze decesso e invalidità a Everial, la Cassa regionale di Crédit Agricole Côtes d’Armor rende più sicura la loro conservazione, garantisce la loro integrità e ne facilita la consultazione e la gestione.

Abbiamo apprezzato la rapidità e la facilità di applicazione della soluzione proposta da Everial. La gestione completa dei flussi fisici e digitali di Everial ci ha confortati nella scelta di questo fornitore. Oltre ad avere più spazio a disposizione derivante dall'esternalizzazione della conservazione dei fascicoli fisici, il nostro ufficio Assicurazioni ha aumentato la sua produttività grazie alla facilità di ricerca e di consultazione dei fascicoli digitali su richiesta, e ha quindi potuto tornare a focalizzarsi sulle altre attività a valore aggiunto proprie del suo settore.

Xavier Le Mener, Responsabile logistica

Banca - Thierry Candidat, Vicedirettore generale della Cassa regionale Touraine-Poitou di Crédit Agricole

La trasformazione digitale dei processi documentali si basa su determinati comportamenti e abitudini. Insieme a Everial, abbiamo messo a punto soluzioni di varia natura: la dematerializzazione dei contratti, la loro digitalizzazione continua e in tempo reale e la protezione dei dati dei clienti su contratti sensibili come le assicurazioni sui prestiti.

Studio di ragioneria - Régis Lacroix, Socio

Cosa offre Everial Digital Expert? «Più tempo a disposizione per i nostri collaboratori e un migliore servizio per i nostri clienti.» Il vantaggio di Everial? «Innegabilmente, la reattività dei team e la piena considerazione dei bisogni del cliente.»

Versicherungen - Martine COHEN, Leiter Koordination bereichsübergreifender Geschäfte

Die professionelle Herangehensweise, die Investition und die Verwaltungskompetenzen von Everial im gesamten Bereich der Dokumentenlogistik (Beratung, Vor-Ort-Verwaltung, Digitalisierung, EDM, Archivierung geschlossener Akten, Vernichtung usw.) haben uns ermöglicht, die Entwicklung unserer Tätigkeiten zu optimieren, zu sichern und aufzufangen und somit unsere Servicequalität im Hinblick auf die Bearbeitungszeiten zu optimieren, was unseren Kunden zugute kommt. Die Projekte und ihre Umsetzung wurden entsprechend unseren Erwartungen durchgeführt.

Das von gegenseitigem Vertrauen geprägte Klima, das wir aufbauen konnten, hat den Erfolg unserer Partnerschaft gefestigt. Dieses Klima ist ein direktes Ergebnis der Effektivität der implementierten Lösungen und des richtigen Umgangs mit den Bedürfnissen des Kunden. 

Martine COHEN, Leiter Koordination bereichsübergreifender Geschäfte

Bank - Julie Tebbal, logistische Leiterin

Bankfilialen 2.0: Die BRED sagt JA zum Verzicht auf Papier. Mit der digitalen Revolution hat sich das Kundenverhalten verändert, und BRED hat dies verstanden. Die vor 101 Jahren gegründete Bank möchte ein neues Kapitel in ihrer Geschichte aufschlagen und zum papierlosen Banking übergehen.

Auch die BRED beschreitet, wie die meisten Banken und großen Unternehmen, das Zeitalter der Digitalisierung. In diesem Sinne widmen wir uns der schrittweisen Umgestaltung einer Reihe unserer Prozesse und Dokumente. In diesem Zusammenhang stellte sich auch die Frage nach unseren physischen Kundenakten, die in den Schränken unserer Filialen aufbewahrt wurden.

Julie Tebbal, logistische Leiterin

Industrie & Technologie - Dominique PROT, Leiter Historische Archive

Safran betraute Everial mit einem heterogenen Bestand aus mehr als 200.000 Fototypen und Papierdokumenten. Daraufhin wurde eine maßgeschneiderte Lösung für die Digitalisierung, Indexierung und physische Archivierung ausgearbeitet, die auf die Anforderungen des Unternehmens und seine Medien zugeschnitten war. Heute können sie die in diesem Bestand enthaltenen Informationen problemlos einsehen, austauschen und sich darauf verlassen, dass ihre Dokumente sicher sind.

Als Kunde ist es beruhigend zu wissen, dass man den richtigen Dienstleister gefunden hat, weil er vertrauenswürdig ist. Das Team von Everial Images betreut uns durch das gesamte Projekt. Es ist mit der Handhabung unserer ikonografischen Vorlagen vertraut, und sein Arbeitsansatz entspricht unseren Erwartungen. Zudem kennt das Team unsere Probleme und war in der Lage, uns eine maßgeschneiderte Lösung anzubieten.

Dominique PROT, Leiter Historische Archive

Krankenversicherung - Laurent MAILLE, Geschäftsführer der Vorsorge- und Krankenversicherung

Die Umgestaltung der Prozesse, die durch die digitalisierten Register der Versicherungsnehmer ermöglicht wurde, hat die Qualität unseres Kundenservices, die Sicherheit rechtlich sensibler Dokumente und unsere Verwaltungseffizienz deutlich verbessert.

Die Überarbeitung des Bestandes von 1.600.000 Registereinträgen, die zum Teil bis in die 1960er Jahre zurückreichen und in sehr unterschiedlichen (insgesamt 15 verschiedenen) Formaten vorliegen, und vor allem die parallel dazu durchgeführte Indizierung, waren die Schlüssel zum Erfolg dieses Projekts. Dank des Einsatzes und der Beharrlichkeit von Everial konnte das Projekt trotz der aufgetretenen technischen Schwierigkeiten innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens abgeschlossen werden. Das Ergebnis: Bei unserem letzten Audit wurden die Zuverlässigkeit und Effizienz unseres Prozesses der Verwaltung des Begünstigtenregisters hervorgehoben. 

Laurent MAILLE, Geschäftsführer der Vorsorge- und Krankenversicherung

Bank - Crédit Agricole

Die Einzigartigkeit des Dienstleisters im Bereich der Digitalisierung und der physischen Archivierung erleichtert die Projektabwicklung und sichert den Dokumentenverkehr.

Die Mitarbeiter der Filialen zeigen sich zufrieden mit dem Projekt „Verzicht auf Papier in der Filiale“, das im Sinne der digitalen Innovation im Dienste der Kundenbeziehungen steht.

Crédit Agricole

Bank - Crédit du Nord

Von der Konzeption bis zur Implementierung haben die Kreditabteilungen das System vollumfänglich angenommen.

Wir sind sehr zufrieden mit unseren Beziehungen zu den verschiedenen Teams und der Servicequalität von Everial und haben den Systemumfang um die Digitalisierung von Rechtsstreit- und Nachlassakten erweitert.

Crédit du Nord

Krankenversicherung - Kundenservicemanagement

Jeden Tag erhält die APICIL Gruppe ein beträchtliches Volumen an eingehender Post zu Sachverhalten, bei denen wir möglichst schnell reagieren müssen, um unseren Kunden kurze Bearbeitungszeiten zu garantieren. Ausschlaggebend bei unserer Entscheidung für Everial waren sein Kompetenzumfang über die gesamte Dokumentenverarbeitungskette und die Erfahrung im Umgang mit großen Volumen. Unseren Kunden bieten wir heute ein System zur Bearbeitung eingehender Post, das Schnelligkeit, Zuverlässigkeit und sofortige Sichtbarkeit garantiert. Intern konnten wir dadurch unsere Geschäftsbereiche grundlegend umgestalten, mit zuverlässigeren Prozessen, einer effizienteren operativen Steuerung, einer reibungsloseren Aufgabenverteilung auf unsere Mitarbeiter und mehr Transparenz für unsere Vertriebs- und Kundenbetreuer.

Die Partnerschaft zwischen APICIL und Everial zeugt von einer engen Zusammenarbeit bei der gemeinsamen Suche nach Lösungen, der Anpassung an unseren Kontext und unsere internen Entwicklungen und somit von einer überzeugenden Kooperationslogik. 


Pharmazeutisches Labor - Florence Point, Leiterin Dokumentenmanagement

Vor einigen Jahren beschloss Christian Boiron, historische Dokumente über seine Familie, aber auch über die Homöopathie und die Geschichte des Unternehmens zu digitalisieren. Auf seine Initiative hin wurde ein umfangreiches Digitalisierungsprojekt eingeleitet, das nicht nur das historische Erbe, sondern auch juristische Dokumente, Geschäftsvorgänge, das Personalwesen und andere Bereiche mit einschloss. Ziel war es, die Papiermengen im Unternehmen weitestgehend zu reduzieren. „Wir hatten einen langen Weg vor uns, konnten jedoch in drei Jahren eine Menge aufholen“, berichtet Frau Point. „Von nun an bemühen wir uns, die Digitalisierung von vornherein zu berücksichtigen, um zu verhindern, dass sich unnötig viel Papier ansammelt.“

Während die juristischen und geschäftlichen Unterlagen kein besonderes Problem darstellten, wurden die historischen Dokumente auf der Heritage-Plattform von Everial in Chalon-sur-Saône digitalisiert. Das älteste Buch stammte aus dem 15. Jahrhundert. Die Überlegung war, das Werk in seiner Gesamtheit zu bewahren, ohne es zu verändern. Wir waren von der Qualität der Wiederherstellung beeindruckt. Es fehlte nur noch der Geruch!

Florence Point, Leiterin Dokumentenmanagement

Pharmazeutisches Labor - Florence Point, Leiterin Dokumentenmanagement

Die Boiron Gruppe plante die Einrichtung eines Dienstes zur Verwaltung ihrer historischen Dokumentenströme im Zusammenhang mit der Geschichte des Unternehmens oder der Homöopathie, aber es sollten auch Dokumente aus regulatorischen oder rechtlichen Bereichen einbezogen werden. „Everial unterstützt uns bei der Digitalisierung unserer Dokumente in einem Kontext hoher Informationssicherheit und gewährleistet durch extrem präzise Prozesse die Rückverfolgbarkeit, Integrität und Bewahrung unserer Informationen.“

Krankenversicherung/Versicherungen - Thierry Patte, logistischer Leiter

Die mit dem Ziel der Archivierung geschlossene Partnerschaft zwischen AG2R La Mondiale und Everial reicht bis in die 1990er Jahre zurück. Diese Beziehung in 3 Worten zusammengefasst? „Vertrauen, Zuverlässigkeit und Unterstützung“.

Agrarindustrie - Stéphane MOULAI, Direktor Indirekte Beschaffungen

Anlässlich der Verlagerung seiner Geschäftszentrale plante Axéréal, die Verwaltung seiner Archive und der damit verbundenen Prozesse zu strukturieren und zu optimieren, insbesondere durch eine bessere Kontrolle und Rückverfolgbarkeit. Dieser Weg wurde vom Unternehmen im Rahmen seiner nachhaltigen Entwicklungsstrategie eingeschlagen.

Der Zeitplan für den Standortwechsel war eng gesteckt. In nur wenigen Wochen mussten die Teams von Everial die Archive umlagern und dabei unsere Servicekontinuität aufrechterhalten. Reaktionsfähigkeit, Anpassungsfähigkeit und das Verständnis für unsere Bedürfnisse waren dabei die besonderen Stärken der Everial-Teams, die sie durch ihre bemerkenswerte Kundenorientiertheit erreicht haben.

Stéphane MOULAI, Direktor Indirekte Beschaffungen

Unternehmensberatung - André Vincent

André Vincent gründete seine Kanzlei 1988 und setzt sich seit jeher für die Beantwortung einer grundlegenden Frage ein: Wie können wir einen Weg finden, unsere Prozesse und die unserer Mandanten zu vereinfachen?

Für eine Steuerkanzlei bedeutet die gemeinsame Entwicklung einer digitalen Dokumentenmanagementlösung mit einem Editor, dass zahlreiche interne Ziele und Kundenerwartungen erfüllt werden können. Genau das bietet mir Everial mit Everial Digital Expert.

André Vincent

Bank - M. Rogemont, Leiter Kreditdokumentenmanagement

Die Crédit Agricole Filiale Anjou-Maine hat Everial mit der Verwaltung und Sicherung von Kredit- und Kundendossiers betraut und profitiert somit von einer sicheren, einfachen, schnellen und kosteneffizienten Datenzugriffslösung.

Wir haben mit Everial eine enge Partnerschaft geschlossen und sind damit sehr zufrieden. Wir vertrauen auf sein Know-how im Bereich der Archivierung und schätzen insbesondere seine Reaktionsfähigkeit, Professionalität und die Berücksichtigung der Sicherheitsanweisungen.

M. Rogemont, Leiter Kreditdokumentenmanagement

Bank - Farida SMEJ, Direktorin der Logistikabteilung

Die Caisse d'Epargne Rhône-Alpes entschied sich dafür, die Aufbewahrung und Verwaltung ihrer Archive an einen einzigen Dienstleister auszulagern, um alle (internen und ausgelagerten) Bestände zusammenzufassen und die Archivierung zu harmonisieren, den laufenden Workflow zu verwalten und die Eigenständigkeit der einzelnen Abteilungen bei der Suche und Ablieferung an das Archiv zu gewährleisten.

Die besondere Stärke von Everial im Laufe des gesamten Projekts lag in seiner Professionalität und der Kompetenz seiner Teams, die mit uns zusammenarbeiteten. Sie waren in der Lage, sich in alle Geschäftsbereiche unserer vielfältigen bereichsübergreifenden Tätigkeiten einzubringen. Das Projektteam von Everial beteiligte sich intensiv an der Entwicklung von Verfahren und Betriebsabläufen zu den verschiedenen Archivierungsprozessen und brachte sich zudem in die Trainingsphase unserer Geschäftsbereiche ein.

Farida SMEJ, Direktorin der Logistikabteilung

Bank - Xavier LE MENER, Logistikmanager

Die Crédit Agricole Regionalfiliale Côtes d‘Armor hat Everial ihre Dossiers zur Sterbe- und Invalidenversicherung anvertraut, um sie sicher zu verwahren, ihre Unversehrtheit und ihre Verfügbarkeit zu Verwaltungszwecken zu gewährleisten.

Wir begrüßten die schnelle und einfache Implementierung der Lösung von Everial. Auch die umfassende Steuerung der physischen und digitalen Abläufe durch Everial bestätigte unsere Entscheidung für diesen Partner. Zusätzlich zu den Platzeinsparungen durch die ausgelagerte Aufbewahrung unserer physischen Akten konnte unsere Versicherungsabteilung ihre Produktivität dank der vereinfachten Suche und Einsichtnahme in die digitalisierten Akten bei Bedarf steigern und sich somit wieder auf die eigentlichen wertschöpfenden Aufgaben ihres Geschäfts konzentrieren.

Xavier LE MENER, Logistikmanager

Bank - Thierry Candidat, stellvertretender Generaldirektor der Crédit Agricole Regionalfiliale Touraine-Poitou

Bei der digitalen Umgestaltung von Dokumentenprozessen geht es um Gewohnheiten und Nutzungsverhalten. Die vielfältigen, von Everial implementierten Lösungen betreffen die Dematerialisierung von Verträgen, ihre kontinuierliche Digitalisierung in Echtzeit und den Schutz von Kundendaten im Rahmen sensibler Verträge, z. B. bei Kreditversicherungen.

Unternehmensberatung - Régis Lacroix, Gesellschafter

Die Implementierung von Everial Digital Expert? „Mehr Zeit für unsere Mitarbeiter und mehr Service für unsere Kunden.“ Der besondere Vorteil von Everial? „Zweifellos die Reaktionsbereitschaft der Teams und die Berücksichtigung unserer Bedürfnisse als Kunde.“

Banque - Julie Tebbal, Responsable Logistique

Agences bancaires 2.0 : la BRED dit oui au zéro papier.

Avec la révolution numérique, les comportements des clients ont évolué et la BRED l’a bien compris. Fondée il y a 101 ans, la banque souhaite amorcer un nouveau chapitre de son histoire et évoluer vers le zéro papier.

La BRED, comme la plupart des banques et des grandes entreprises, est à l’ère de la dématérialisation. Progressivement nous sommes amenés à digitaliser un certain nombre de nos processus et documents. Dans ce contexte, la question de nos dossiers clients physiques qui se trouvaient dans les armoires de nos agences s’est posée.

Julie Tebbal, Responsable Logistique

Industrie & technologie - Dominique PROT, Responsable Espace Patrimoine

Safran a confié à Everial un fonds hétérogène de plus de 200 000 phototypes et documents papiers. Une solution de numérisation, d’indexation et d’archivage physique sur-mesure, adaptée à leurs exigences et respectueuse de leurs supports a été proposée. Aujourd’hui, ils consultent et partagent facilement les informations contenues dans ce fonds, et savent leurs documents en sécurité.

En tant que client, il est rassurant de savoir que l’on fait le bon choix de prestataire parce que ce dernier est digne de confiance. L’équipe du service Images d’Everial nous accompagne tout au long du projet. Elle est capable de traiter tous nos supports iconographiques et son approche de travail correspond à nos attentes. Elle connaît nos problématiques et a su nous proposer une solution sur-mesure.

Dominique PROT, Responsable Espace Patrimoine

Mutuelle - Laurent MAILLE, Directeur Gestion Prévoyance Mutuelle

La refonte des processus qu’a permis la dématérialisation des désignations de bénéficiaires a très sensiblement amélioré à la fois la qualité de notre service client, la sécurisation de documents juridiquement très sensibles et notre efficacité de gestion.

L’opération de reprise du stock des 1 600 000 désignations, dont certaines dataient des années 1960 sous des formats très différents (au total 15 formats différents), et surtout le travail d’indexation qui a été conduit en parallèle a été la clé de l’efficacité du projet. Pour cela, l’engagement et la persévérance d’Everial, au-delà des difficultés techniques rencontrées, a permis la bonne fin du projet dans un délai raisonnable. Le résultat : notre dernier audit a souligné la fiabilité et la performance de notre processus de gestion des désignations de bénéficiaires. 

Laurent MAILLE, Directeur Gestion Prévoyance Mutuelle

Banque - Crédit Agricole

L’unicité du prestataire sur la partie numérisation et archivage physique facilite le pilotage de l’activité et sécurise la circulation des documents.

Les collaborateurs en agence sont satisfaits du fonctionnement mis en place dans le cadre du projet « zéro papier en agence » qui s’inscrit dans l’esprit de l’innovation digitale au service de la relation client.

Crédit Agricole

Banque - Crédit du Nord

Depuis son élaboration jusqu’à sa mise en œuvre, les pôles crédit se sont bien appropriés le dispositif.

Très satisfaits de nos relations avec les différentes équipes Everial et de la qualité de leur prestation, nous avons élargi le périmètre du dispositif à la numérisation des dossiers de contentieux et de succession.

Crédit du Nord

Mutuelle - Direction de la relation client

Chaque jour, le Groupe APICIL reçoit des volumes de courriers entrants significatifs, sur des activités où nous devons être le plus réactif possible pour garantir des délais de traitement les plus rapides pour nos clients. Lors de notre choix, la maîtrise par Everial de l’ensemble de la chaîne de traitement documentaire et son expertise pour traiter des volumes importants ont été décisifs. Pour le client, nous avons à présent un dispositif de traitement des courriers entrants garantissant rapidité, fiabilité et visibilité immédiate. En interne, cela nous a permis de conduire une importante transformation de nos métiers, avec des processus fiabilisés, un pilotage opérationnel facilité, une répartition d’activités plus fluide pour nos gestionnaires, une visibilité plus forte pour nos conseillers commerciaux et relation client.

La collaboration d’APICIL avec Everial traduit une vraie proximité dans la recherche en commun de solutions, dans l’adaptation à notre contexte et nos évolutions internes, et donc, dans une vraie logique partenariale. 

Direction de la relation client

Assurance - Martine COHEN, Responsable Coordination Activités Transverses

Le professionnalisme, l’investissement et la capacité à gérer l’ensemble de la chaîne documentaire (conseil, gestion in situ, numérisation, GED, archivage des dossiers clôturés, destruction, etc.) par Everial nous a permis d’optimiser, de sécuriser et de pouvoir absorber la progression de notre activité et ainsi d’apporter une meilleure qualité de service en terme de délai de traitement, profitable à nos clients. Les projets et leur mise en place ont été menés en conformité avec nos attentes.

Le climat de confiance réciproque que nous avons pu instaurer a permis de consolider l’efficacité de notre partenariat. Ce climat est directement issu de l’efficacité des solutions mises en œuvre et de la bonne compréhension du besoin du client. 

Martine COHEN, Responsable Coordination Activités Transverses

Laboratoire pharmaceutique - Florence Point, Responsable Système documentaire

Il y a quelques années, Christian Boiron a décidé de numériser des fonds documentaires historiques sur sa famille, mais aussi sur l’homéopathie et l’histoire de l’entreprise. C’est sous son impulsion qu’a été lancé un grand projet de numérisation couvrant à la fois les ressources patrimoniales, mais aussi les documents juridiques, les flux commerciaux, RH, etc. L’objectif étant de réduire au maximum le volume de papier dans l’entreprise.

Nous sommes partis de loin, mais en 3 ans, nous avons rattrapé une grande partie de notre retard, se félicite Mme Point. Désormais, nous essayons de penser à la dématérialisation d’emblée afin d’éviter que le papier ne s’accumule inutilement.

Si les documents juridiques et commerciaux n’ont pas posé de problème particulier, les documents anciens, eux, ont été numérisés sur la plateforme patrimoniale d’Everial située à Chalon-sur-Saône. Le livre le plus ancien datait du XVe siècle. L’idée était de pouvoir restituer toute la saveur de l’ouvrage sans l’altérer. Nous avons été bluffés par la qualité de restitution. Il ne manque que l’odeur !

Florence Point, Responsable Système documentaire

Laboratoire pharmaceutique - Florence Point, Responsable système documentaire

Le Groupe Boiron souhaitait mettre en place une prestation de gestion de leurs flux patrimoniaux liés à l’histoire de l’entreprise ou de l’homéopathie mais également des flux plus réglementaires ou juridiques.

« Everial nous accompagne sur la dématérialisation de nos documents dans un contexte de haute sécurité de l’information et nous garantit grâce à des process extrêmement précis la traçabilité, l’intégrité et la conservation de nos informations »

Mutuelle / Assurance - Thierry Patte, Directeur de la Logistique

Le partenariat pour l’archivage entre AG2R La Mondiale et Everial date des années 90.

Cette relation résumée en 3 mots ? « Confiance, fiabilité et accompagnement ».

Agro-industriel - Stéphane MOULAI, Directeur des Achats Indirects

Dans le cadre du déménagement de son siège social, Axéréal souhaitait structurer et optimiser la gestion de leurs archives et des procédures associées, via notamment un meilleur suivi et une
meilleure traçabilité. Démarche qui s’intégre à leur stratégie de développement durable.

Le planning de déménagement était contraint. En seulement quelques semaines les équipes Everial ont transféré les archives, tout en assurant notre continuité de service. Nous retenons comme points forts la réactivité, l’adaptabilité et la compréhension de nos besoins, qui passe par une remarquable capacité d’écoute de la part des équipes Everial.

Stéphane MOULAI, Directeur des Achats Indirects

Cabinet d'expertise comptable - André Vincent

André Vincent fonde son cabinet d’expertise comptable de proximité en 1988 et a toujours eu à cœur de répondre à une question fondamentale : Comment trouver le moyen de simplifier ses processus et ceux de ses clients ?

Pour un cabinet d’expertise comptable, co-construire avec un éditeur sa solution digitale de gestion de documents permet de répondre à de nombreux objectifs internes et attentes clients. C’est ce que m’offre Everial avec Everial Digital Expert.

André Vincent

Banque - M. Rogemont, Responsable recherches documentation crédits

Le Crédit Agricole Anjou-Maine confie la gestion et la conservation des dossiers crédit et client à Everial et bénéficie d’une solution d’accès aux données sécurisée, simple, rapide et économique.

Nous avons tissé un véritable partenariat avec Everial et en sommes très satisfaits. Nous avons une totale confiance en son expertise de l’archivage. Nous retenons particulièrement leur réactivité, leur professionnalisme et leur respect des consignes de sécurité.

M. Rogemont, Responsable recherches documentation crédits

Banque - Farida SMEJ, Directrice du département logistique

La Caisse d’Epargne Rhône-Alpes a fait le choix d’externaliser la conservation et la gestion de ses archives auprès d’un prestataire unique pour : regrouper tous les stocks (internes et externalisés) et homogénéiser l’archivage, gérer les flux récurrents, et assurer l’autonomie de ses différents services en recherche et versement d’archives.

La force d’Everial tout au long du projet a été son professionnalisme et la compétence de ses équipes présentes à nos côtés. Elles ont su s’investir dans tous les domaines bancaires représentés par nos multiples activités transverses. L’équipe projet Everial a participé très largement à l’élaboration des procédures et des modes opératoires décrivant les différents processus d’archivage. Elle a également contribué à l’étape de formation de nos différentes entités.

Farida SMEJ, Directrice du département logistique

Banque - Xavier LE MENER, Animateur logistique

En confiant ses dossiers d’Assurance Décès Invalidité (ADI) à Everial, la Caisse Régionale du Crédit Agricole Côtes d’Armor sécurise leur conservation, garantit leur intégrité et en facilite l’accès dans le cadre de leur gestion.

Nous avons apprécié la rapidité et la facilité de mise en œuvre de la solution Everial. La maîtrise globale des flux physiques et numériques d’Everial nous a aussi conforté dans le choix de ce partenaire. Outre les gains de place engendrés par l’externalisation de la conservation de nos dossiers physiques, notre service Assurance a augmenté sa productivité grâce à la facilité de recherche et de consultation de dossiers numérisés à la demande, et a ainsi pu se recentrer sur des tâches à valeur ajoutée propres à son métier.

Xavier LE MENER, Animateur logistique

Banque - Thierry Candidat, Directeur général adjoint de la Caisse régionale Touraine-Poitou du Crédit Agricole

La transformation numérique des processus documentaires tourne autour des comportements et des usages. Les solutions mises en place avec Everial sont de plusieurs natures : la dématérialisation des contrats, leur numérisation en continu et en temps réel, et la protection des données clients sur des contrats sensibles comme l’assurance des emprunteurs.

Cabinet d'expertise comptable - Régis Lacroix, Associé

La mise en place d’Everial Digital Expert ? « Un gain de temps pour nos collaborateurs et un meilleur service pour nos clients. »

Le + Everial ? « Indéniablement, la réactivité des équipes et la prise en compte de nos besoins client. »