Traitement des factures


Traitement des factures
VOS BÉNÉFICES :

  • Réduire de 50% vos coûts de traitement
  • Eliminer les erreurs de saisie
  • Augmenter la valeur ajoutée de vos collaborateurs

Solution pour la dématérialisation et le traitement de vos factures fournisseurs

La dématérialisation l'automatisation du traitement de vos factures représentent des éléments essentiels d'amélioration de vos processus internes ainsi qu’une réduction significative des coûts.

Le défi du traitement des factures fournisseurs réside dans l’automatisation des étapes manuelles fastidieuses et à fort risque d’erreur : saisie des données, relecture, imputation comptable, et validation.

EVERIAL, vous propose une solution complète d’outsourcing de vos process de traitement de vos factures fournisseurs. Ce processus global comprend :

  • La réception et le tri des documents (Mise en place d’une boîte postale ou acheminement quotidien des documents)
  • La numérisation des factures
  • Le traitement (OCR, LAD / vidéo codage, extraction et contrôle des données
  • Intégration des éléments comptables dans votre système
  • Mise en place des workflow de validation (Gestion des bons à payer, validation…) et accès aux documents sur un portail sécurisé
  • Mise en place des passerelles communicantes pour synchronisation des bases de données fournisseurs, rapprochement des bons de commandes…

Exemple de la gestion du bon à payer :
Fonctionnalités mises en œuvre : Mise en place d’un circuit électronique de validation de la facture WORKFLOW :

  • Suite à l’enregistrement de la facture, les différents « validateurs » sont avertis
  • Ils peuvent consulter l’image de la facture, valider ou invalider
  • L’authentification des validateurs est gérée via des profils avec mot de passe
  • A la fin du circuit, un retour est fait au service comptabilité pour la poursuite du traitement

Avantages et bénéfices retirés

AVANTAGES :

  • Plus de flux papier
  • Grande réactivité
  • Traçabilité/Supervision

BÉNÉFICES

1. Le stockage
  • Suppression du stockage sous format papier
  • Gain de temps en recherche de document
2. L’intégration automatique en comptabilité
  • Gain de temps en traitement des documents papier et saisie des écritures comptables
  • Réduction du risque d’erreur
3. La réception de factures au format électronique
  • Réduction du délai de traitement
  • Suppression du flux papier
4. Le processus de validation de la facture (bon à payer)
  • Suppression du flux papier : Plus de document papier « BAP »
  • Meilleure réactivité
  • Traçabilité/Supervision : suivi de la phase de validation

Impacts organisationnels

Traitement des factures

Estimation du coût de traitement d’une facture

Tentative d’évaluation du coût réel de la facturation

Arthur D. Little (cabinet de conseil en stratégie) a conduit une étude approfondie sur les coûts de facturation d’entreprises représentatives du marché. Cette étude, réalisée très précisément sur les lieux de traitement eux-mêmes, permet d’avoir une bonne approximation des coûts « standards » de traitement des factures entrantes et sortantes.
La notion de « coût standard » correspond à la situation d’une entreprise bien organisée et utilisant les technologies traditionnelles de traitement de la facture.

Estimation des coûts de traitement unitaires pour les factures reçues

L’étude montre que le coût de traitement moyen d’une facture entrante dans une Entreprise bien organisée est d’environ 14€ (13.8 €), décomposé selon le diagramme ci-après.

Gains attendus selon la solution mise en place :

Gain potentiel en dématérialisation papier avec workflow de bons à payer selon les indicateurs du marché : Exemple : Gain théorique de 5 € par facture soit pour 30 000 factures environ 150 K€ par an.
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