Gestion et conservation des archives


VOS BÉNÉFICES

  • Réduire vos coûts
  • Gagner du temps lors de vos consultations
  • Sécuriser et préserver vos documents vitaux
  • Conserver en interne et en externe
  • Tracer les consultations et les flux
  • Optimiser l’organisation de vos archives

La gestion et la conservation de vos archives ou de vos dossiers actifs représentent des coûts directs et indirects importants pour votre structure. Télécharger la fiche Archivage physique

Souvent peu considérées, voire mal considérées, les archives et plus globalement la gestion des informations devient peu à peu une activité reconnue, voire essentielle pour vos activités.

Face à une judiciarisation croissante et à l’évolution des obligations en matière de conservation de l’information, plus aucune organisation publique ou privée ne peut se permettre une gestion hasardeuse.

Nos solutions adaptées à vos besoins sont :

  • économiques
  • sécurisées
  • pérennes
  • conformes aux normes de gestion et de conservation suisses

Un accompagnement et une expertise

Gestion et conservation des archives
Avant tout projet, nous procédons à une étude technique sur l’organisation et la nature de votre fonds d’archives (tableau de gestion, gestion des habilitations) afin d’optimiser les modalités d’intervention, la gestion et l’accès aux documents.

Cette étude technique précisera les caractéristiques des fonds documentaires concernés par une solution externe :

  • Les typologies de documents
  • Les durées légales de conservation
  • Le plan de classement
  • Les volumes concernés par service
  • Les conditionnements
  • Les méta-données de classement
  • Les règles d’habilitation

Cette analyse préalable permet l’externalisation dans des conditions optimales et rassurent vos services internes parfois peu enclins à se séparer de leurs archives.

Suite à l’intervention de nos techniciens d'archivage, vos documents seront :

  • identifiés, triés et classés selon le plan de classement établi conjointement
  • conditionnés dans des unités de stockage
  • transférés sur notre site de conservation en Suisse romande
  • inventoriés unitairement
  • accessibles

Chaque unité d’archives est identifiée par codes à barres ou RFID (En option), permettant une traçabilité totale des mouvements (entrées, sorties, flux) ; Notre système d’information identifie en temps réel la position de vos unités d’archivage.

Un site de conservation sous haute surveillance

EVERIAL a fait le choix d’une politique d’acquisition de ses sites et de s'engager, depuis quelques années, dans des programmes de construction de proximité. Cette démarche nous permet de répondre aux évolutions des réglementations en vigueur et de disposer de sites de grande qualité et sécurisés.

Le site Suisse romand, basé à Lully sur Morges, a été élaboré dès sa conception pour être un site d’archivage. Il est le fruit d’une collaboration étroite avec des acteurs du monde bancaire et industriel romands, des autorités locales et dispose de l’ensemble de nos savoir-faire.

Sa conception repose sur un point essentiel : la sécurité
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Mode de conservation et gestion

Afin de préserver au maximum vos documents, EVERIAL fournit des conteneurs de type « caisse américaine » qui permettent une gestion et un stockage optimisés. Ce mode de conservation nous permet de vous garantir une parfaite conservation de vos documents :

  • Les documents sont conditionnés suite à leur traitement dans des conteneurs de stockage normés et anonymes permettant de garantir la confidentialité des informations.
  • Ce mode de conservation de type industriel est conforme aux exigences et recommandations des normes en matière d’archivage.
  • Les documents sont préservés de l’humidité, de la poussière et de la lumière.
  • Ils sont identifiés lors des sorties par un code à barres qui assure leur traçabilité.
  • Facilité et gain de productivité dans le cas d’un transfert des archives.

Dans le respect de nos engagements de développement durable, nos conteneurs sont fabriqués en Suisse chez notre partenaire MODEL GROUP à Moudon.

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