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CFEH - Coffre-fort électronique hébergé


CFEH - Coffre-fort électronique hébergé
VOS BÉNÉFICES :

  • Assurer la valeur probante de vos documents électroniques
  • Conserver l’intégrité et la lisibilité dans le temps
  • Sécuriser l’accès aux données sensibles
  • Réduire les coûts de conservation

Coffre-fort Électronique Hébérgé

Solution d’archivage électronique à valeur probante

En qualité de tiers archiveur et tiers de confiance, EVERIAL vous propose un espace confidentiel de stockage hébergé haute sécurité. Le coffre-fort électronique EVERIAL est un système d’archivage de données mettant en œuvre des mécanismes de sécurité pour la conservation des documents en garantissant leur intégrité et leur lisibilité dans le temps.

L’archivage électronique est devenu en quelques années un enjeu majeur pour nos structures pour trois raisons majeures :

  • Le développement considérable des volumes d’informations traitées
  • Des besoins croissants de conservation des documents et de l’information
  • Des avancées législatives et normatives

De plus, les projets de gestion documentaire ne se limitent plus à la GED mais s’étendent désormais à des problématiques d’archivage à long termes un souci de conservation légale.

Archiver, c’est conserver un document dont on a plus l’utilité immédiate, mais qui peut encore servir, soit à titre informatif, soit à titre de preuve dans l’éventualité d’une contestation, d’un litige devant les tribunaux, ou lors d’un contrôle de l’administration.
Dès lors, l’archivage électronique constitue aujourd’hui un véritable enjeu stratégique pour l’entreprise et notamment sur ces aspects juridiques.

Pour répondre à l’ensemble de vos besoins, Everial, en qualité de tiers archiveur, vous propose une solution complète d’archivage électronique en mode SaaS (Software as a service) : Le coffre-fort électronique hébergé (CFEH)

Everial garantie :

  • L’intégrité des informations
  • L’authenticité du producteur
  • L’accessibilité des documents
  • La lisibilité du document
  • La pérennité des informations

L’essentiel est de ne conserver que l’information utile et vitale, autant de temps que cela est nécessaire, et de la rendre facilement disponible aux utilisateurs habilités, dans un environnement sécurisé.

Cadre juridique

L’offre coffre-fort électronique hébergé (CFEH) EVERIAL bénéficie d’un avis de droit (Legal Opinion) mentionnant sa parfaite conformité avec les principes du droit Suisse(1).

Conclusion de l’avis de droit :

« Le système d’archivage électronique hébergé d’Everial (CFEH) dispose des fonctionnalités et caractéristiques techniques permettant de l’intégrer dans un système d’archivage conforme à l’Olico, respectivement dans un système de facturation électronique selon l’OelDI, tout en respectant les exigences techniques en matière de protection des données. Sous l’angle de la force probante dans le cadre d’une procédure judiciaire, à condition d’avoir été déposés dans le CFEH dans le cadre d’un processus mise en place selon les exigences de l’Olico, des documents archivés par le biais du CFEH présentent des garanties très élevées d’intégrité et d’authenticité.

Concernant l’intégration du CFEH dans un système d’archivage ainsi que la mise en place des processus y relatifs, il convient de rappeler qu’Everial propose, dans le cadre de son offre de services, de conseiller et d’assister le client à cet égard, notamment par rapport à la définition de ses processus documentaires et la rédaction de sa politique d’archivage, afin d’en assurer la conformité avec les exigences juridiques en vigueur. »


Contexte juridique Suisse

Dans un certain nombre de lois et d’ordonnances, le législateur suisse a établi et précisé les conditions de la conservation électronique des documents, l’utilisation de tels documents électroniques comme moyens de preuve ainsi que les mesures à prendre pour garantir la protection des données qu’ils contiennent.

La conservation électronique en tant que telle est abordée sous l’angle de la tenue et de la conservation de la comptabilité commerciale, aux articles 957 ss. du Code des obligations (CO ; RS1 220).

Le législateur se montre résolument favorable à la mise en oeuvre d’outils électroniques propres à rationaliser et à faciliter la conservation des documents. Ainsi, hormis le compte d’exploitation et le bilan qui doivent être conservés sur papier et signés, l’intégralité des livres, des pièces comptables et de la correspondance peut être tenue et conservée par un moyen électronique.
A ce titre, le législateur suisse encourage la mise en place de système d’archivage électronique et précise dans le nouveau Code de procédure civile* que :

« tant un document créé et conservé exclusivement électroniquement qu’un document scanné, puis conservé électroniquement, peut être produit comme preuve dans une procédure civile, avec la même valeur probante qu’un document établi et conservé sur papier. »

* Le 1er janvier 2011 est entré en vigueur le Code de procédure civile unifié, cette matière ayant jusqu’alors été réglée par le droit cantonal.


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