Audit & Conseil


VOS BÉNÉFICES :

  • Déployer votre politique d’archivage
  • Être en conformité avec vos obligations légales
  • Accompagner vos collaborateurs dans la refonte de vos processus métiers

EVERIAL vous accompagne sur tous vos projets de gestion documentaire physique ou électronique. La réussite d’un projet débute bien avant le choix des solutions qu’elles soient logicielles ou organisationnelles, c’est pour cette raison que nos experts sont à votre disposition pour vous accompagner lors des phases stratégiques en amont du déploiement. Télécharger la fiche Audit & Conseil

Plus de 25 consultants, archivistes, chefs de projets, développeurs expérimentés, interviennent sur les différentes missions qui nous sont confiées et notamment sur les études, l’analyse des processus, l’assistance à maitrise d’ouvrage (MOA) et la rédaction de cahiers des charges fonctionnels dans le cadre de :

  • Déploiement de solutions de numérisation
  • Optimisation de process de gestion des archives
  • Traitement et dématérialisation du courrier entrant
  • Geide (Gestion électronique de documents)
  • Archivage électronique

L’évolution permanente des technologies, des normes et réglementations, exige une parfaite connaissance de l’environnement documentaire. C’est la raison pour laquelle les consultants Everial assurent une veille permanente sur ces thèmes et font partie des principales commissions professionnelles.

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Audit & Conseil
Afin d’évaluer la solution la mieux adaptée à votre organisation et à l’amélioration de la productivité de votre entreprise, Everial vous conseille dans l’optimisation de votre gestion documentaire, la mise en place de nouveaux outils et, selon vos besoins, dans l’accompagnement pour l’outsourcing de certaines tâches.

  • Analyse des fonds d’archives physiques et numériques (inventaires, typologies, taux de consultation, obsolescence…)
  • Analyse des flux documentaires physiques et numériques (création, mode de circulation et de classement…)
  • Élaboration du cahier des charges en fonction de vos attentes
  • Préconisation de solutions performantes (tableaux de gestion, plans d’archivage, borne de numérisation, portail documentaire...)

Enfin, un projet de gestion de contenus ne se limite pas au simple choix de la solution ou du logiciel. L’organisation et la manière d’encadrer le projet jouent un rôle primordial, notamment l’analyse des impacts sur vos process métier et sur l’intégration de la solution de Geide et des données avec vos applications et votre SI existants.

Dès lors, nos consultants experts sont à votre service pour vous accompagner dans :

  • L’analyse fonctionnelle et technique
  • L’analyse des processus et des workflow d’approbation
  • La rédaction du CDC fonctionnel et schémas directeurs
  • L’accompagnement et la coordination des comités de pilotage projet
  • La validation des infrastructures et architectures techniques
  • L’interface privilégiée de votre Direction Générale sur les aspects "conduite du changement" et ROI

Analyse des processus documentaires

L’audit des processus documentaires consiste à analyser l’ensemble des dispositions prises dans votre organisation pour gérer le cycle de vie de vos documents lié aux contraintes organisationnelles et juridiques de votre activité.

Nos experts procèdent à des entretiens avec vos principaux responsables afin de déterminer avec précision vos obligations ainsi que les méthodes en place.

Quatre outils principaux sont utilisés :

Le tableau de gestion : Il permet de catégoriser l’ensemble des typologies documentaires ainsi que les obligations liées au document (durée légale de conservation, sort final, observations…).

Le plan de classement : Il décrit l'organisation documentaire, les règles de classement et les modes d'accès à un ensemble de documents. Il en fait le recensement et les organise hiérarchiquement.

Les procédures ou plan de sécurité : Elles précisent les règles et les procédures de protection du document, tout au long de son cycle de vie, notamment lors de communication du document, ou d’évènement tel que le transport, le changement de localisation ou la destruction.

Schéma des workflow : Il qui représente, sous forme de diagramme, la chaîne de traitement, de circulation et de validation des flux documentaires.

Nos missions consistent à optimiser votre gestion des processus documentaires. En effet, face à une judiciarisation croissante et aux obligations de compétitivité imposées à nos structures, le chef d’entreprise se doit de s'assurer que les informations vitales sont sécurisées, accessibles au personnel habilité, que leur accès est contrôlé et que leur pérennité dans le temps est assurée.

La gestion efficace des processus documentaires peut apporter une réelle valeur ajoutée. Mais sa mise en œuvre et son exploitation ne peuvent se passer de l'assistance d'un expert, sous peine que votre entreprise soit rapidement perdante sur le terrain de la compétitivité et du retour sur investissement.

En conclusion, une gestion efficace des processus documentaires est essentielle à votre entreprise pour deux raisons principales :

  • Permettre un accès efficace aux informations et aux documents de votre entreprise est un atout majeur de votre compétitivité.

  • Garantir la conformité avec les évolutions réglementaires, notamment celles relatives à la gouvernance d’entreprise qui obligent nos responsables, lors d’un contrôle, d’être capables d'accéder aux données et aux documents de manière quasi immédiate.

Les entreprises anticipent encore mal les problèmes de gouvernance, de risques et de conformité réglementaire. Une nouvelle étude de Economist Intelligence Unit montre que les entreprises n'ont toujours pas adopté une approche intégrée des problèmes de conformité réglementaire et qu'en ce domaine, l'approche de leur organisation est uniquement réactive, ce qui implique des risques et des coûts importants. (Economist Intelligence Unit est l'entité "informations professionnelles" du groupe The Economist, éditeur du magazine The Economist).


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